6 pasos para llevar a cabo los reportes de incidencias

Consejos para hacer reportes de incidencias
Los reportes de incidencias son unos documentos que tienen que producirse cada cierto tiempo en algún compañía. Aquí se reportan todos los accidentes sucedidos en el área laboral, y que afectan al desempeño de los procesos. No obstante, ¿Por qué es considerable llevar a cabo estos reportes de incidencias?

¿Por qué necesitas realizar los reportes de incidencias?

Más allá de que tu compañía cumpla con todas las normas de seguridad en tu país, les brindes a tus empleados los especiales Equipos de Protección Personal (EPP), y los capacites todo el tiempo, los accidentes suceden. Pero si dejas que los accidentes pasen sin detectar por qué, pones a tu gente en compromiso de que les ocurra lo mismo.
Saber por qué los accidentes suceden te facilita evitarlos, llevar a cabo medidas y hacer mejor la calidad del ámbito laboral.
No solo eso, sino que también puedes ofrecerte cuenta cuando uno de tus trabajadores no hace bien sus tareas. Esto porque en los reportes en el trabajo tienen la posibilidad de cubrir incidencias se tienen dentro, además de los accidentes, las faltas y retardos de los empleados. Por medio de esto, tienes un mejor control sobre todas las áreas y de la multitud que trabaja en ellas.
Realizar reportes de incidencias y utilizar las medidas preventivas, impide unas instalaciones donde sea arriesgado trabajar. Así, te salvas de las multas que los organismos de tu país te logren poner, además de hacer un mejor ámbito laboral.

Los tipos de incidentes

Hay dos tipos de accidentes que tienen la posibilidad de ocurrir, y que tienes que de detectar cuando realizas los reportes de incidencias:

  • Incidentes previstos: Son esos que ya tienes que de tener considerados, como las vacaciones, bajaspor maternidad o alguna condición médica de cierto empleado.
  • Incidentes imprevistos: Estos accidentes se caracterizan porque no puedes tener control sobre ellos, y se muestran súbitamente. Es aquí donde caen los accidentes.

Todo lo que tienes que tomar en cuenta antes de realizar los reportes de incidencias

Lamentablemente, un incidente ocurrió y hay que reportarlo, pero antes de nada, necesitas conseguir toda la información viable para comprender qué sucedió.
Conversa con todos los comprometidos y haz que te cuenten su versión de los hechos. Cálmalos suponiendo que estén muy alterados, para que logren hablarte de lo que pasó con más claridad. Entre más información reúnas, mejor.
Trata de llevar a cabo una simulación de los hechos en un ámbito controlado, para que consigas abarcar al máximo lo que pasó.
Es considerable que sepas todo el contexto, para que consigas detectar si lo ocurrido se debió a un error humano, a que una maquinaria falló, o a algún otro aspecto. Cuando hagas todo lo mencionado, estarás más listo para hacer el estudio de incidencias.

Cómo hacer un estudio de incidencias

Elaborar este estudio necesita de un desarrollo, para asegurarse de que se lleve a cabo de manera correcta. A continuación se muestran los 6 pasos que tienes que tomar cuando crees esta clase de reporte laboral.

1. Conseguir un formato de estudio de incidencias

Cuando entras a una compañía, comunmente esta ya tiene un formato ya establecido. Pero si no tienes alguno, aquí en Sesame te tenemos la posibilidad de ofrecer las plantillas que necesitas.
Puedes usar nuestro programa de control horario gratis por 15 días. Aun así, sin importar qué formato utilices, todos tienen que de contener algunos puntos fundamentales, los cuales son:

  • El día, la fecha y la hora.
  • Nombre de la compañía.
  • Nombre y lugar del área donde ocurrió el acontecimiento.
  • Nombres de la gente involucradas.
  • La actividad que se se encontraba llevando a cabo cuando ocurrió el acontecimiento.

2. Tener a la mano otros documentos

Hay información que en ocasiones tienes que de integrar y que solo está en otros documentos.
Estos documentos tienen la posibilidad de ser:

  • La lista de la hora de llegada de los trabajadores
  • La lista de asistencia.
  • El archivo donde se tienen dentro todas las ocupaciones llevadas a cabo en un área.
  • Documentos con información sobre los equipos: su fecha de adquisición, reparación y cuidado.

Los dos primeros puntos se utilizan primordialmente para reportar la sepa de un empleado, ocasionada asi sea por causas superiores, o por la misma intención del trabajador.
Nuestro programa Sesame tiene un control de asistencias automático, y te facilita entender cualquier ocasión dónde están los trabajadores. También tenemos sistemas biométricos para detectar y comprobar a los empleados.

3. Detectar el tipo de incidente

En este paso tienes que elegir si lo ocurrido ha podido ser pensado o no. Tienes detallar todas las irregularidades del ámbito y anotarlas. Cuando hayas reconocido el tipo de hecho, estás listo para seguir a la siguiente etapa.

4. Ofrecer medidas correctivas

Haz una iniciativa sobre las ocupaciones que tienen que de hacerse, para evitar que cosas así vuelvan a ocurrir. Asegúrate de que estas medidas se apliquen, porque si no, ¿qué caso tiene llevar a cabo este estudio de incidencias laborales?
Haz que los empleados sean conscientes de lo que les pides, y coloca alerta a los nuevos que vayan accediendo.

5. Hacer reportes generales

Empieza a hacer estos reportes de RR HH cada semana, cada mes y cada año. Da un rastreo a las medidas que propongas, y decrece todo lo que consigas estos accidentes. Esta labor puede incrementar la producción de la compañía, pero lo más considerable de todo: puede socorrer vidas.
Hay que llevar a cabo estos reportes con toda la responsabilidad y objetividad probables, para asegurar los especiales resultados.

6. Obtén la autorización de tu empresa

Cuando has llevado a cabo un estudio de incidencias, este debe de ser verificado por tu compañía. Normalmente, quien tiene como función esto es el jefe del departamento de elementos humanos.
Dado que sean autorizados y firmados provoca que la compañía sea consciente de que tiene puntos que debe hacer mejor. De esta manera, tienes una más grande garantía de que las rectificaciónes se llevarán a cabo.
Esta fué la guía que puedes utilizar cuando realices este reporte laboral. Si lo haces, podrás hacer mejor el ámbito de trabajo de tu compañía, creando un ámbito seguro donde todos logren trabajar con seguridad.
Quisiera que este artículo te haya resultado útil y comiences a utilizar lo aprendido en tu organización.

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